Comparativa
Papel, Excel, huella o app: qué registro horario te protege de verdad
Los cuatro son legales hoy. La diferencia está en lo que pasa el día que alguien los pone en duda: una inspección, una reclamación de horas extra o un trabajador que dice que eso no lo firmó él.
Punto por punto
| Criterio | Papel firmado | Hoja de cálculo | Terminal de huella o cara | Gremial |
|---|---|---|---|---|
| Prueba cuándo se anotó cada hora | No. Se puede rellenar la semana entera el viernes | No. Cualquier celda se reescribe sin dejar rastro | Sí. La hora la pone el aparato | Sí. La hora la pone el servidor, nunca el móvil |
| Una corrección deja rastro | A medias. Un tachón, sin quién ni por qué | No. No, salvo que alguien lleve un registro aparte | A medias. Depende del programa que lo acompañe | Sí. Original guardado, motivo obligatorio y el empleado lo acepta |
| El trabajador consulta su registro cuando quiere | No. Tiene que pedirlo | No. Tiene que pedirlo | A medias. Según el programa | Sí. Siempre, desde su app |
| Riesgo de protección de datos | Sí. Bajo | Sí. Bajo | No. Alto: dato biométrico, categoría especial del RGPD | Sí. Bajo: sin biometría y sin rastreo en segundo plano |
| Sirve para varios centros, obras o comerciales | No. Una hoja por sitio, y a juntarlas | A medias. Si alguien lo copia todo a mano | No. Un aparato por puerta | Sí. Móvil con geocerca por centro, o tablet en el local |
| Guardarlo cuatro años | A medias. Cajas en un armario | A medias. Si nadie borra el archivo | A medias. Según el programa | Sí. Automático, y la empresa no puede acortarlo |
| Informe para la Inspección | No. Fotocopias | A medias. Lo que se haya preparado | A medias. Según el programa | Sí. PDF mensual por persona, sellado, en un clic |
| Coste de montarlo | Sí. Ninguno | Sí. Ninguno | No. Comprar el aparato, instalarlo y consultar a la plantilla | Sí. Ninguno: se instala la app y se ficha |
Cuándo tiene sentido cada uno
- Papel: casi nunca. Es gratis, pero es el registro más fácil de poner en duda y el más pesado de guardar cuatro años.
- Hoja de cálculo: como paso intermedio en una empresa muy pequeña con buena relación. Si algún día hay conflicto, no prueba nada por sí sola.
- Huella o reconocimiento facial: resuelve que nadie fiche por otro, pero a cambio de tratar datos biométricos, con la evaluación de impacto y el riesgo que eso implica. Hay formas de conseguir lo mismo sin biometría, como un QR que cambia cada pocos segundos en una tablet del local.
- App de fichaje: la opción razonable para casi todas las pymes, siempre que responda bien a las preguntas de abajo. Una app que deja a la empresa cambiar horas a escondidas no es mejor que un Excel.
Lo que hay que preguntar a cualquier proveedor
También a nosotros. Si una herramienta no responde claro a esto, lo que te ahorra en cuota lo pagas el día de la inspección.
¿Puede la empresa cambiar un fichaje sin que el trabajador se entere?+
Si la respuesta es sí, el registro solo prueba lo que la empresa quiera que pruebe. En Gremial, desde el panel de la empresa, no: cualquier corrección es una propuesta con motivo que el trabajador ve y acepta o discute.
¿Quién pone la hora del fichaje, el móvil o el servidor?+
La hora del móvil la cambia cualquiera desde los ajustes del teléfono. En Gremial la pone siempre el servidor; si se ficha sin cobertura, se sube después marcado como fichaje sin conexión y con el desfase medido.
¿Me llevo mis datos si me voy?+
Tienes que poder exportarlo todo en cualquier momento, sin pedir permiso. Y el proveedor tiene que seguir guardando el registro el tiempo que obliga la ley.
¿Dónde están los datos y quién más los trata?+
Pide la lista de subencargados y dónde está cada uno. La de Gremial es pública, en la política de privacidad: servidores en Alemania y los pocos servicios fuera de la UE declarados como tales.
¿Se paga aparte por módulos, por implantación o por formación?+
Muchas herramientas cuestan poco al mes y mucho en extras. Pregunta por el precio total con tu plantilla y lo que necesitas, no por el precio de portada.
Si todavía tienes dudas sobre qué exige exactamente la ley, está explicado en la guía del registro de jornada.
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