Registro de jornada: lo que la ley exige a una pyme

La obligación está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que añadió el Real Decreto-ley 8/2019 y que se aplica desde el 12 de mayo de 2019. Dice, en esencia, que la empresa garantizará el registro diario de la jornada, que incluirá el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora.

El motivo es sencillo: sin un registro de las horas de verdad no hay forma de comprobar si se respetan la jornada máxima, los descansos o el pago de las horas extra. El mismo mes, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea dejó claro en su sentencia del 14 de mayo de 2019 (asunto C-55/18) que los Estados deben obligar a las empresas a tener un sistema objetivo, fiable y accesible. Esas tres palabras son la vara con la que se mide cualquier registro.

A todas las empresas, de cualquier sector y tamaño, y a todas las personas que trabajan para ellas por cuenta ajena. No hay mínimo de plantilla: un bar con dos camareros tiene la misma obligación que una cadena de cien locales.

• Contratos indefinidos, temporales y fijos discontinuos.
• Jornada completa y tiempo parcial. En el parcial, la obligación de registrar las horas día a día existía ya antes de 2019.
• Quien teletrabaja o trabaja fuera del centro: comerciales, repartidores, personal de obra.
• Mandos intermedios y encargados, aunque tengan cierta libertad de horario.

Quedan fuera la alta dirección, que tiene su propia relación laboral especial, y quien no trabaja por cuenta ajena: un autónomo no se registra la jornada a sí mismo.

Lo mínimo es la hora de inicio y la hora de fin de cada jornada, de cada persona, cada día. Con turno partido, cada tramo tiene su entrada y su salida.

Las pausas no son obligatorias por sí mismas, pero conviene registrarlas cuando no cuentan como tiempo de trabajo: si no constan, las horas entre la entrada y la salida pueden leerse enteras como trabajo efectivo. Lo mismo con las horas extra, que se deducen de comparar lo registrado con lo contratado.

La forma concreta del registro se decide por convenio colectivo o acuerdo de empresa. Si no hay ninguno que lo regule, la decide la empresa después de consultarlo con los representantes de la plantilla, si los hay.

Hoy la ley no impone un formato: papel, hoja de cálculo, reloj de fichar o aplicación del móvil son válidos si el registro es objetivo, fiable y accesible. Donde fallan los métodos manuales es en lo segundo. Una hoja firmada a final de mes o un Excel que se puede editar en cualquier momento no demuestran cuándo se escribió cada hora, y eso es lo primero que se pone en duda cuando hay un conflicto.

Si estás comparando opciones, en la comparativa entre papel, Excel, huella y app está punto por punto.

El registro se conserva cuatro años. Durante ese tiempo tiene que estar a disposición de:

• Cada trabajador, que tiene derecho a consultar su propio registro.
• Los representantes legales de la plantilla.
• La Inspección de Trabajo, que puede pedirlo en una visita o por requerimiento.

Esos cuatro años no se acortan porque alguien deje la empresa ni porque pida que se borren sus datos: el registro es una obligación legal y queda fuera del derecho de supresión mientras dure el plazo.

Los errores existen: alguien se olvida de fichar la salida o ficha dos veces. Corregirlos es normal. Lo que convierte una corrección en un problema es que no deje rastro.

Una corrección defendible deja constancia de qué había antes, qué se cambió, quién lo cambió, cuándo y por qué. Modificar fichajes para cuadrar horas, en cambio, puede ser una infracción grave y, si esconde horas extra, también un problema con la Seguridad Social. Por eso los buenos sistemas no dejan que la empresa cambie el registro a solas: el trabajador se entera y puede estar de acuerdo o no.

No registrar la jornada, o hacerlo de forma que no cumpla lo que pide la ley, es una infracción grave según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Las infracciones graves se sancionan hoy con multas de 751 € a 7.500 €, según la gravedad y las circunstancias.

La multa no es el único coste. En una reclamación de horas extra, la empresa sin un registro fiable tiene muy difícil probar que las horas que reclama el trabajador no se hicieron.

Controlar la jornada implica tratar datos personales, así que además de la ley laboral entra en juego la de protección de datos.

• Geolocalización: permitida (art. 20.3 ET y art. 90 LOPDGDD) si se informa antes a la plantilla y a sus representantes de forma clara, se limita a la jornada y no se rastrea fuera de ella.
• Foto al fichar: es tratamiento de imagen, no biometría, siempre que no se compare automáticamente con nada. Tiene que ser proporcionada, con un aviso claro y un plazo de conservación corto.
• Huella o reconocimiento facial: son datos biométricos, categoría especial del RGPD. La Agencia Española de Protección de Datos los mira con lupa en el control horario, y no hacen falta para cumplir.

El Gobierno ha tramitado un real decreto que cambiaría las reglas: el registro tendría que ser digital, no se podría alterar sin dejar rastro y la Inspección podría consultarlo a distancia. También se ha anunciado un endurecimiento de las sanciones.

Mientras no se publique en el BOE, no obliga a nadie, y el texto final puede cambiar. Lo sensato es no esperar a última hora: un registro digital y trazable ya cumple hoy, y es el que menos habrá que cambiar mañana.